Kurzstartanleitung für die SC&P Genehmigungsworkflows

Installation

1. Rufen Sie die oberste Website einer SharePoint-Websitesammlung über Ihren Browser auf und melden Sie sich mit einem Administrator-Account an.
2. Öffnen Sie über die Menüleiste die Websiteeinstellungen.
3. In den Websiteeinstellungen navigieren Sie zum Punkt Lösungen unter der Unterüberschrift Web-Designer-Kataloge.
4. Es wird eine Liste der in der Websitesammlung verfügbaren SharePoint-Lösungen angezeigt. Klicken Sie in der Menüleiste auf die Schaltfläche Lösung hochladen, um die SC&P-Workflows-Lösung in der Websitesammlung verfügbar zu machen.
5. Es erscheint ein Fenster mit einem Dateiauswahldialog, in dem Sie zum Speicherort der Datei scundp.Workflows.wsp im Unterordner SharePoint Server des Installationspakets navigieren und die Auswahl mit einem Doppelklick auf den Dateinamen bestätigen.
6. Schließen Sie den Dialog mit einem Klick auf OK. Die Lösung wird hochgeladen und anschließend wird der Dialog zum Aktivieren der Lösung angezeigt:
7. Klicken Sie auf Aktivieren.
8. Rufen Sie erneut die Websiteeinstellungen auf.
9. Klicken Sie im Bereich Websiteaktionen auf den Link Websitefeatures verwalten.

10. Es sind die neuen Features SC&P Workflow Neutral, SC&P Workflow Urlaubsanträge, SC&P Workflow Verbesserungsvorschläge, SC&P Workflow Rechnungseingang und SC&P Workflow Materialanforderung hinzugekommen. Da im folgenden Abschnitt die Verwendung der Workflows anhand des Urlaubsanträge-Vorgangs erläutert wird, klicken Sie auf die Schaltfläche Aktivieren des Features SC&P Workflow Urlaubsanträge.

Verwendung

1. Öffnen Sie die Liste Urlaubsantraege.
2. In der Standardlistenansicht werden alle früheren und aktuellen Urlaubsanträge und ihr jeweiliger Genehmigungsstatus angezeigt. Über die Auswahl Neues Element kann ein neuer Urlaubsantrag erstellt werden
3. Im Erfassungsformular sind die ersten beiden Felder Titel und Mitarbeitername verpflichtend. Durch Klicken auf die Schaltfläche Speichern wird ein neuer Urlaubsantrag gespeichert.
4. In der Liste ist nun der soeben erstellte Urlaubsantrag zu sehen. Durch Klicken auf die drei Punkte neben dem Vorgangsnamen wird das Workflow-Menü für diesen Listeneintrag aufgerufen.
5. Durch Klicken auf Workflows, Urlaub 4 Augen und anschließend auf die Schaltfläche Starten wird der gleichnamige Workflow gestartet. Der Start des Workflows kann mehrere Sekunden in Anspruch nehmen.
6. Öffnen Sie die Liste Genehmigungs-Aufgaben. Für jeden zu genehmigenden Urlaubsantrag wird in dieser Liste eine Aufgabe erstellt. Eine Genehmigungs-Aufgabe kann über das Kontext-Menü für das Listenelement (Klick auf die drei Punkte) und die Auswahl Element bearbeiten bearbeitet werden.
7. Das Bearbeitungsformular bietet die Möglichkeiten, den Urlaubsantrag zu genehmigen oder abzulehnen und dazu einen Kommentar zu erfassen, der für den Benutzer, der den Urlaubsantrag gestellt hat, sichtbar ist. Die Genehmigung oder Ablehnung des Antrages ist durch einen Klick auf die Schaltfläche Aufgabe erledigen zu bestätigen.
8. Durch die Erledigung der Genehmigung-Aufgabe wird der Status des Vorganges, dem die Aufgabe zugeordnet ist, aktualisiert. Im Beispiel wurde der Antrag abgelehnt.
9. In der Element-Anzeige zum Vorgang wird nun neben den Vorgangsdaten selbst auch die abgeschlossene Genehmigungsaufgabe inklusive Kommentar angezeigt.