bpm.pro: Case Study "Bestellabwicklung Hydraulik-Zylinder"

Einem unserer Kunden wurde die regelmäßige Abnahme größerer Mengen von Hydraulik-Zylindern in Aussicht gestellt unter der Bedingung, dass bei der Auftragsabwicklung nachfolgender Ablauf gewährleistet wird:
Die Bestellung der zu liefernden Zylinder erfolgt jeweils am Montag und wird in Form einer Excel-Tabelle übermittelt.
Diese Excel-Tabelle ist zu vervollständigen (z.B. mit der Auftragsnummer) und an den Auftraggeber zurückzusenden.
Die Zylinder werden zu unterschiedlichen Lieferterminen angefordert - in der Regel beträgt die Lieferzeit lediglich 4 Tage. Der Auslieferung sind vom Auftraggeber vorgegebene Lieferpapiere beizufügen, die für dessen interne Abwicklung von erheblicher Bedeutung sind. Des Weiteren sind die Lieferinformationen in Form eines XML-Dokumentes an den Auftraggeber zu übermitteln.
Das von unserem Kunden eingesetzte ERP-System unterstützt zwar prinzipiell die Abwicklung der oben beschriebenen Bestellvorgänge, verfügt jedoch nicht über die erforderlichen Schnittstellen, um Daten über frei definierte Excel- oder XML-Formate auszutauschen. Weiterhin erschwert der hohe Datenerfassungsaufwand die Einhaltung des vom Auftraggeber des Kunden vorgegebenen Zeitfensters.
Wir wurden beauftragt, eine Lösung für die Abwicklung der oben beschriebenen Aufträge auf Basis von bpm.pro zu entwickeln.
Der Excel-Datenaustausch konnte einfach mit Hilfe des entsprechenden bpm.pro-Standard-Schnittstellenmoduls, das neben Excel auch zahlreiche andere gängige Datenformate unterstützt, realisiert werden. Aus den importierten Daten werden im bpm.pro automatisch Aufträge generiert. Die Vergabe von Auftragsnummern und die Preisermittlung erfolgt ebenfalls automatisch. Alle benötigten Stammdaten werden über Schnittstellen vom ERP-System übernommen. Mit Hilfe der vom bpm.pro-Maskengenerator erzeugten Eingabe-Masken werden die Auftrags-Informationen vervollständigt und dann wiederum über die Excel-Schnittstelle an den Auftraggeber zurück übermittelt. Im nächsten Arbeitsschritt werden die Auftragsdaten an das ERP-System übermittelt, so dass dort alle erforderlichen Daten sowohl für die logistische als auch die buchhalterische Abwicklung vorliegen. Weiterhin werden zusätzliche, im ERP-System nicht vorliegende, Informationen in Form von Fertigungspapieren ausgegeben.
Nach Fertigung der einzelnen Zylinder werden diese in Versandaufträgen zusammengefasst, die jeweils gemäß den vom Auftraggeber vorgegebenen Lieferterminen terminiert werden. Nachfolgend werden alle für den Versand notwendigen Papiere (z.B. Beauftragung Transport-Unternehmen, Zollpapiere etc.) erzeugt. Für die Erzeugung der einzelnen Dokumente wird das bpm.pro-easydoc-Modul verwendet, das die automatische Generierung von Dokumenten vergleichbar mit einem Word-Serienbrief ermöglicht.
Schlussendlich werden nach erfolgter Auslieferung die Fakturierungsdokumente im pdf-Format erzeugt und elektronisch an den Auftraggeber übermittelt. Auch hierfür wird das easydoc-Modul verwendet, so dass Änderungen bzg. der Formatierung und des Inhaltes einfach innerhalb der MS-Word-basierten Vorlagen durchgeführt werden können.

Fazit

Auf Grund der vorkonfektionierten Logik-Komponenten konnte mit überschaubarem Aufwand eine Lösung für die Unterstützung eines sehr kundenspezifischen Prozesses erstellt werden. Dieselbe Implementierung im Rahmen des ERP-Systems hätte auf Grund von dessen naturgemäßer Inflexibilität zu einem wesentlich höheren Kostenaufwand geführt.