bpm.pro: Case Study "Bestellabwicklung Hydraulik-Zylinder"

bpm.pro

Einem unserer Kunden wurde die regelm├Ą├čige Abnahme gr├Â├čerer Mengen von Hydraulik-Zylindern in Aussicht gestellt unter der Bedingung, dass bei der Auftragsabwicklung nachfolgender Ablauf gew├Ąhrleistet wird:
Die Bestellung der zu liefernden Zylinder erfolgt jeweils am Montag und wird in Form einer Excel-Tabelle ├╝bermittelt.
Diese Excel-Tabelle ist zu vervollst├Ąndigen (z.B. mit der Auftragsnummer) und an den Auftraggeber zur├╝ckzusenden.
Die Zylinder werden zu unterschiedlichen Lieferterminen angefordert - in der Regel betr├Ągt die Lieferzeit lediglich 4 Tage. Der Auslieferung sind vom Auftraggeber vorgegebene Lieferpapiere beizuf├╝gen, die f├╝r dessen interne Abwicklung von erheblicher Bedeutung sind. Des Weiteren sind die Lieferinformationen in Form eines XML-Dokumentes an den Auftraggeber zu ├╝bermitteln.
Das von unserem Kunden eingesetzte ERP-System unterst├╝tzt zwar prinzipiell die Abwicklung der oben beschriebenen Bestellvorg├Ąnge, verf├╝gt jedoch nicht ├╝ber die erforderlichen Schnittstellen, um Daten ├╝ber frei definierte Excel- oder XML-Formate auszutauschen. Weiterhin erschwert der hohe Datenerfassungsaufwand die Einhaltung des vom Auftraggeber des Kunden vorgegebenen Zeitfensters.
Wir wurden beauftragt, eine L├Âsung f├╝r die Abwicklung der oben beschriebenen Auftr├Ąge auf Basis von bpm.pro zu entwickeln.
Der Excel-Datenaustausch konnte einfach mit Hilfe des entsprechenden bpm.pro-Standard-Schnittstellenmoduls, das neben Excel auch zahlreiche andere g├Ąngige Datenformate unterst├╝tzt, realisiert werden. Aus den importierten Daten werden im bpm.pro automatisch Auftr├Ąge generiert. Die Vergabe von Auftragsnummern und die Preisermittlung erfolgt ebenfalls automatisch. Alle ben├Âtigten Stammdaten werden ├╝ber Schnittstellen vom ERP-System ├╝bernommen. Mit Hilfe der vom bpm.pro-Maskengenerator erzeugten Eingabe-Masken werden die Auftrags-Informationen vervollst├Ąndigt und dann wiederum ├╝ber die Excel-Schnittstelle an den Auftraggeber zur├╝ck ├╝bermittelt. Im n├Ąchsten Arbeitsschritt werden die Auftragsdaten an das ERP-System ├╝bermittelt, so dass dort alle erforderlichen Daten sowohl f├╝r die logistische als auch die buchhalterische Abwicklung vorliegen. Weiterhin werden zus├Ątzliche, im ERP-System nicht vorliegende, Informationen in Form von Fertigungspapieren ausgegeben.
Nach Fertigung der einzelnen Zylinder werden diese in Versandauftr├Ągen zusammengefasst, die jeweils gem├Ą├č den vom Auftraggeber vorgegebenen Lieferterminen terminiert werden. Nachfolgend werden alle f├╝r den Versand notwendigen Papiere (z.B. Beauftragung Transport-Unternehmen, Zollpapiere etc.) erzeugt. F├╝r die Erzeugung der einzelnen Dokumente wird das bpm.pro-easydoc-Modul verwendet, das die automatische Generierung von Dokumenten vergleichbar mit einem Word-Serienbrief erm├Âglicht.
Schlussendlich werden nach erfolgter Auslieferung die Fakturierungsdokumente im pdf-Format erzeugt und elektronisch an den Auftraggeber ├╝bermittelt. Auch hierf├╝r wird das easydoc-Modul verwendet, so dass ├änderungen bzg. der Formatierung und des Inhaltes einfach innerhalb der MS-Word-basierten Vorlagen durchgef├╝hrt werden k├Ânnen.

Fazit

Auf Grund der vorkonfektionierten Logik-Komponenten konnte mit ├╝berschaubarem Aufwand eine L├Âsung f├╝r die Unterst├╝tzung eines sehr kundenspezifischen Prozesses erstellt werden. Dieselbe Implementierung im Rahmen des ERP-Systems h├Ątte auf Grund von dessen naturgem├Ą├čer Inflexibilit├Ąt zu einem wesentlich h├Âheren Kostenaufwand gef├╝hrt.

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