SC&P Genehmigungsworkflows-Add-in Anleitung

3. Verwendung der Workflows am Beispiel eines Urlaubsantrags

Nutzung/Bedienung des Workflows aus Sicht des Antragstellers

1. Um einen Urlaubsantrag zu stellen, muss der Benutzer über Bearbeiten-Rechte verfügen. Urlaubsanträge werden in der Liste Urlaubsantraege erfasst. Öffnen Sie diese Liste in Ihrer SharePoint-Website.
2. In der Standardlistenansicht werden alle früheren und aktuellen Urlaubsanträge und ihr jeweiliger Genehmigungsstatus angezeigt. Über die Auswahl Neues Element kann ein neuer Urlaubsantrag erstellt werden.
3. Im Erfassungsformular sind die ersten beiden Felder, Titel und Mitarbeitername, verpflichtend. Durch Klicken auf die Schaltfläche Speichern wird ein neuer Urlaubsantrag gespeichert.
4. In der Liste ist nun der soeben erstellte Urlaubsantrag zu sehen. Durch Klicken auf die drei Punkte neben dem Vorgangsnamen wird das Workflow-Menü für diesen Listeneintrag aufgerufen.
5. Durch Klicken auf Urlaubsgenehmigung 4 Augen wird der Workflow gestartet. Der Start des Workflows kann mehrere Sekunden in Anspruch nehmen.
6. Nach erfolgreichem Start wird wieder die Listenansicht angezeigt. Der Urlaubsantrag kann nun vom Ersteller nur noch angezeigt werden, aber nicht mehr bearbeitet werden.

Nutzung/Bedienung des Workflows aus Sicht eines Genehmigers

7. Für jeden zu genehmigenden Urlaubsantrag wird in der Liste Genehmigungs-Aufgaben eine Aufgabe erstellt. In der Ansicht der Liste sind die Genehmigungsaufgaben nur für die Benutzer sichtbar, die Mitglied der bei der Installation angegebenen Genehmigungsgruppe sind, in diesem Beispiel ist dies die Gruppe Genehmigergruppe. Eine Genehmigungs-Aufgabe kann über das Kontext-Menü für das Listenelement (Klick auf die drei Punkte) und die Auswahl Element bearbeiten bearbeitet werden.
8. Das Bearbeitungsformular bietet, nach einem Klick auf Mehr anzeigen, die Möglichkeiten, den Urlaubsantrag zu genehmigen oder abzulehnen und dazu einen Kommentar zu erfassen, der für den Benutzer, der den Urlaubsantrag gestellt hat, sichtbar ist. In diesem Beispiel wird der Urlaubsantrag begründet abgelehnt.

Nutzung/Bedienung des Workflows aus Sicht des Antragstellers

9. Durch die Erledigung der Genehmigungs-Aufgabe wird in der Liste Urlaubsantraege der Status des Vorganges, dem die Aufgabe zugeordnet ist, aktualisiert. Im Beispiel wurde der Antrag abgelehnt.
10. In der Element-Anzeige zum Vorgang wird nun neben den Vorgangsdaten selbst auch die abgeschlossene Genehmigungsaufgabe inklusive Kommentar angezeigt.