SC&P Genehmigungsworkflows Anleitung

6. Anpassung der Workflows

Workflows mit eigenen Listen verbinden

Bei den drei zur Verfügung gestellten Workflows Genehmigung 4 Augen, Genehmigung 6 Augen Parallel und Genehmigung 6 Augen Sequenziell handelt es sich um wiederverwendbare Workflows, d.h., sie können mit jeder beliebigen Liste verbunden werden und sind im Gegensatz zu Listen-Workflows nicht auf eine Liste beschränkt. Nachfolgend eine kurze Anleitung zur Verknüpfung der Workflows mit einer eigenen Liste:
  1. Loggen Sie sich mit Ihrem Administrator-Benutzer ein und erstellen Sie eine neue Liste im Menü Websiteinhalte. Sie können eine Vorlage Ihrer Wahl verwenden oder eine neue benutzerdefinierte Liste erstellen.
  2. Öffnen Sie die Liste und wählen Sie in der Menüleiste das Menü Liste -> Einstellungen -> Listeneinstellungen.
  3. Wählen Sie unter der Überschrift Allgemeine Einstellungen die Versionsverwaltungseinstellungen aus.
  4. Klicken Sie auf den Auswahl-Knopf Ja bei der Frage Inhaltsgenehmigung für gesendete Elemente erforderlich?
  5. Beim nun freigegebenen Abschnitt Entwurfselementesicherheit wählen Sie Alle Benutzer, die Elemente lesen dürfen aus und bestätigen Sie die Einstellungen mit einem Klick auf die Schaltfläche OK.
  6. Öffnen Sie wieder die Liste und wählen Sie in der Menüleiste das Menü Liste -> Einstellungen -> Workfloweinstellungen -> Workflow hinzufügen.
  7. In diesem Menü können Sie Ihre Liste mit einem der installierten wiederverwendbaren Workflows verbinden. Zunächst wählen Sie dazu eine Workflowvorlage aus.
  8. Vergeben Sie einen Namen, unter dem der Workflow später neben dem Vorlagennamen aufgerufen werden kann. Aus dem Namen dieser Verknüpfung leitet sich auch der Name der SharePoint-Benutzergruppe ab, über die die Rechte zur Genehmigung vergeben werden.
  9. Alle anderen Felder können Sie auf den voreingestellten Werten lassen. Klicken Sie zum Speichern auf die Schaltfläche OK.
  10. Gehen Sie in die Websiteeinstellungen und öffnen Sie das Menü Websiteberechtigungen.
  11. Klicken Sie in der Menüleiste auf Gruppe erstellen.
  12. Der Name der Gruppe muss aus dem Namen der Workflowverknüpfung, den Sie unter Punkt 8 vergeben haben, und dem Anhang Genehmigung Workflow 1 bestehen.
  13. Für die Gruppenberechtigung klicken Sie auf Mitwirken und anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen.
  14. Fügen Sie zur Gruppe einen Benutzer hinzu, der die Rechte für die Genehmigung von Anträgen auf Basis dieses Workflows erhalten soll.
  15. Falls Sie einen 6-Augen-Workflow erstellt haben, benötigen Sie zusätzlich die SharePoint-Gruppe für die zweite Genehmigungsinstanz. Diese setzt sich aus dem Namen der Workflowverknüpfung und dem Zusatz Genehmigung Workflow 2 zusammen.
Damit ist Ihre eigene Liste erfolgreich mit einem der wiederverwendbaren Workflows verknüpft. Sie können nun in Ihrer Liste ein neues Element erstellen und wie im vorherigen Kapitel beschrieben den Workflow starten.

Workflows bearbeiten

Abgesehen von der im vorherigen Absatz beschriebenen Möglichkeit, die Workflows mit beliebigen Listen zu verbinden und dabei Einfluss auf die Reaktion auf Ereignisse in den Startoptionen zu nehmen, existiert in der Web-Oberfläche von SharePoint keine Möglichkeit, Workflows in Ihrer Funktionsweise zu ändern. Dafür wird der SharePoint Designer 2013 benötigt.
  1. Starten Sie den SharePoint Designer und öffnen Sie die Websitesammlung, in der die Lösung scundp.Workflows.wsp installiert und aktiviert wurde.
  2. Bei korrekter Aktivierung der Features enthält das Menü Workflows die drei wiederverwendbaren Workflows GenehmigenLassen4Augen, GenehmigenLassen6AugenParallel und GenehmigenLassen6AugenSeq. Klicken Sie zur Bearbeitung auf den Menüpunkt Workflow bearbeiten im Kontextmenü.
  3. Grundlagen für die Bearbeitung von Workflows finden Sie auf den Hilfe-Seiten von Microsoft.


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Zum vorherigen Kapitel: 5. Verwendung der Workflows
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