SC&P Genehmigungsworkflows Anleitung

5. Verwendung der Workflows am Beispiel eines Urlaubsantrags

Nutzung/Bedienung des Workflows aus Sicht des Antragstellers

1. Um einen Urlaubsantrag zu stellen, muss der Benutzer Mitglied der Gruppe Mitglieder von <Name der Websitesammlung> sein. Urlaubsanträge werden in der Liste Urlaubsantraege in Websiteinhalte erfasst.
2. In der Standardlistenansicht werden alle früheren und aktuellen Urlaubsanträge und ihr jeweiliger Genehmigungsstatus angezeigt. Über die Auswahl Neues Element kann ein neuer Urlaubsantrag erstellt werden.
3. Im Erfassungsformular sind die ersten beiden Felder Titel und Mitarbeitername verpflichtend. Durch Klicken auf die Schaltfläche Speichern wird ein neuer Urlaubsantrag gespeichert.
4. In der Liste ist nun der soeben erstellte Urlaubsantrag zu sehen. Durch Klicken auf die drei Punkte neben dem Vorgangsnamen wird das Workflow-Menü für diesen Listeneintrag aufgerufen.
5. Durch Klicken auf Workflows, Urlaub 4 Augen und anschließend auf die Schaltfläche Starten wird der gleichnamige Workflow gestartet. Der Start des Workflows kann mehrere Sekunden in Anspruch nehmen. Der Wartecursor wird häufig erst mit Verzögerung angezeigt.
6. Nach erfolgreichem Start wird wieder die Listenansicht angezeigt. Falls beim Start des Workflows ein Fehler auftritt, wird die Liste nicht angezeigt und die Anzeige verbleibt beim Startfenster (s. Fehlerbehandlung).
7. Nach Start des Workflows wird der Vorgang für die weitere Bearbeitung gesperrt.

Nutzung/Bedienung des Workflows aus Sicht eines Genehmigers

8. Der SharePoint-Benutzer des Genehmigers muss Mitglied der SharePoint-Gruppe Urlaub 4 Augen Workflow Genehmigung 1 sein.
9. Für jeden zu genehmigenden Urlaubsantrag wird in der Liste Genehmigungs-Aufgaben (s. Websiteinhalte) eine Aufgabe erstellt.
10. Die Genehmigungsaufgaben sind nur für die Benutzer sichtbar, denen über eine entsprechende SharePoint-Gruppen-Zuordnung die erforderlichen Rechte erteilt wurden. So sind die Genehmigungs-Aufgaben für Urlaubsanträge nur für Benutzer, die Mitglied der SharePoint-Gruppe Urlaub 4 Augen Workflow Genehmigung 1 sind, sicht- und bearbeitbar. Eine Genehmigungs-Aufgabe kann über das Kontext-Menü für das Listenelement (Klick auf die drei Punkte) und die Auswahl Element bearbeiten bearbeitet werden.
11. Das Bearbeitungsformular bietet die Möglichkeiten, den Urlaubsantrag zu genehmigen oder abzulehnen und dazu einen Kommentar zu erfassen, der für den Benutzer, der den Urlaubsantrag gestellt hat, sichtbar ist. Die Genehmigung oder Ablehnung des Antrages ist durch einen Klick auf die Schaltfläche Aufgabe erledigen zu bestätigen.

Nutzung/Bedienung des Workflows aus Sicht des Antragstellers

12. Durch die Erledigung der Genehmigung-Aufgabe wird der Status des Vorganges, dem die Aufgabe zugeordnet ist, aktualisiert. Im Beispiel wurde der Antrag abgelehnt.
13. In der Element-Anzeige zum Vorgang wird nun neben den Vorgangsdaten selbst auch die abgeschlossene Genehmigungsaufgabe inklusive Kommentar angezeigt.