Mittels Software, durch die dieser "menschliche Workflow" vereinfacht und verwaltet wird, können die Interaktionen zwischen den an einem Prozess beteiligten Gruppen automatisiert werden. Diese Automatisierung führt zu einer Beschleunigung der Interaktionen, einer Verbesserung ihrer allgemeinen Effektivität und oft einer Reduktion von Fehlern.
Mit dem SharePoint-Workflowmanagement können beliebige im Unternehmensalltag auftretende Geschäftsprozesse abgebildet werden - beispielsweise kann mithilfe eines Workflows ein Dokument zur Überprüfung weitergeleitet werden, ein Problem durch die verschiedenen Phasen der Lösung nachverfolgt werden oder ein Vertrag durch einen Genehmigungsprozess geleitet werden. Die Definition eines Workflows erfolgt dabei ohne Code mit SharePoint Designer, mit dem Geschäftsprozesse beliebiger Komplexität modelliert werden können.
Damit ein Geschäftsprozess effektiv sein kann, muss er in die an den Arbeitsplätzen jeden Tag verwendeten vertrauten Tools und Anwendungen integriert werden, sodass er Teil der täglichen Arbeitsabläufe der Prozessteilnehmer wird. Am elektronischen Arbeitsplatz gehört dazu die Integration mit E-Mail, Kalendern, Aufgabenlisten und Kollaborations-Websites.
Nachfolgend finden Sie Beispiele für gängige Geschäftsprozesse, die mit SharePoint-Workflows vereinfacht werden können:
- Vertragsgenehmigung: Leiten eines Vertragsentwurfs an die Mitglieder einer Organisation, die den Vertrag genehmigen oder ablehnen müssen.
- Spesenabrechnungen: Verwalten der Übermittlung einer Spesenabrechnung sowie der zugehörigen Belege, Überprüfen der Abrechnung, Genehmigen der Abrechnung und Erstatten der Auslagen des Antragstellers.
- Technischer Support: Abwickeln von technischen Supportvorgängen von der Anfrage eines Kunden über die Untersuchung durch einen Supportmitarbeiter und die Weiterleitung an Fachexperten bis hin zur Lösung und Dokumentation in einer Wissensdatenbank.
- Personalplanung: Verwalten des Einstellungsprozesses für neue Mitarbeiter. Dazu gehören die Planung und Überwachung von Terminen für Vorstellungsgespräche, die Dokumentation des Gesprächsergebnisses sowie eine Weiterleitung an die entsprechenden Entscheidungsträger zur Erleichterung der Entscheidung darüber, ob eine Einstellung erfolgen soll.
- Inhaltsveröffentlichung: Verwalten der Genehmigung für die Veröffentlichung von Inhalten auf der Internetwebsite eines Unternehmens.
- Urlaubsantrag: Verwalten der Genehmigung für Urlaubsanträgen
- Verbesserungsvorschlag: Verwalten der Akzeptanz von Verbesserungsvorschlägen
- Materialanforderung: Verwalten der Genehmigung von Materialanforderungen - mit Prozessvarianten abhängig von der Höhe der Kosten. So kann beispielsweise bei kleineren Investitionsbeträgen ein 4 Augen-Prozess ausreichen, während bei größeren Beträgen ein 6 Augen-Workflow eingesetzt wird.
Warum SharePoint
- Das SharePoint-Workflowmanagement verwendet Windows Workflow Foundation, eine der verbreitetsten und leistungsfähigsten Workflow-Engines.
- SharePoint enthält bereits vordefinierte Workflows, die ohne Anpassungen für die Unterstützung zahlreicher Geschäftsprozesse verwendet werden können. Sollten doch einmal Anpassungen erforderlich sein, so können diese mit dem SharePoint Designer vorgenommen werden, ohne dass Programmiertätigkeiten erforderlich sind.
- Sollte die Standard-Funktionalität des SharePoint-Workflowmanagement einmal nicht ausreichen, so kann diese durch eigene Lösungen oder durch Lösungen von Drittanbietern erweitert werden.
- SharePoint-Workflows stehen beinahe jedem professionellen Windows-Anwender bereits ohne Mehrkosten zur Verfügung - entweder als Bestandteil von Windows Server oder als Bestandteil der Office 365 Enterprise-Pläne.
- SharePoint-Workflows sind "by design" vollständig in Microsoft Windows und Microsoft Office-basierte Client-Umgebungen integriert.
Was wir für Sie tun können
- Verwenden Sie unsere beliebten Workflow-Vorlagen für Ihre eigenen Prozesse - sie können sofort eingesetzt oder als Basis für die Entwicklung eigener Workflows genutzt werden. (mehr)
- Wir analysieren gemeinsam mit Ihnen Ihre Geschäftsprozesse und setzen sie in SharePoint-Workflows um.
- Wir schaffen für Sie die optimale Einsatzumgebung für SharePoint-Workflows - so dass Sie diese z.B. in modern workplace-Umgebungen jederzeit, mit jedem Endgerät und von jedem Ort aus nutzen können.
- Wir hosten Ihre SharePoint-Workflows, so dass Sie keine eigene Infrastruktur betreiben müssen.
Nutzen Sie unsere Workflow-Vorlagen
Nachfolgende wiederverwendbare Workflows sind verfügbar:
- 4-Augen Genehmigungsworkflow: Ein wiederverwendbarer Workflow, der einen Genehmigungsvorgang nach dem 4-Augen-Prinzip abbildet.
- 6-Augen Genehmigungsworkflow sequenziell: Ein wiederverwendbarer Workflow, der einen Genehmigungsvorgang nach dem 6-Augen-Prinzip abbildet, wobei die beiden Genehmigungsstufen aufeinander aufbauen, sodass die zweite Genehmigung nur nach der ersten Genehmigung erteilt werden kann.
- 6-Augen Genehmigungsworkflow parallel: Ein wiederverwendbarer Workflow, der einen Genehmigungsvorgang nach dem 6-Augen-Prinzip abbildet, wobei die Genehmigungen unabhängig voneinander erteilt werden können.
Wenn Sie sich für den Einsatz von SharePoint-Workflows interessieren, dann sprechen Sie uns bitte an (Kontakt).
